BCPを決めると、会社の動きが窮屈になりませんか？

はじめに

BCPの話をすると、経営者や現場の担当者から、次のような声が出ることがあります。

「細かく決めると、かえって現場が動きにくくなるのではないか」

「災害の状況は毎回違うのだから、計画どおりにはならない」

「ルールが増えて、仕事が窮屈になるのは困る」

この心配は、もっともです。

災害時の状況を、事前にすべて予測することはできません。

だからこそ、よいBCPは行動を細かく縛るものではなく、
迷ったときに戻れる判断基準
として作ります。

目次

1. BCPは命令書ではない


2. 細かく決めすぎると動けなくなる


3. 決めるべきことと、現場に任せること


4. 柔軟に使えるBCPの作り方


5. 小さな会社に適した考え方

BCPは命令書ではない

BCPを「災害時には必ずこの手順どおりに動く規則」と考えると、確かに窮屈になります。

しかし、本来のBCPは、予想外の出来事が起きたときに判断を助けるものです。

たとえば、次のような基準を決めます。

• 人命と安全を最優先する


• 建物の安全が確認できるまで出社させない


• 社長と連絡が取れない場合は、指定した代理者が判断する


• すべての業務ではなく、最重要業務から再開する


• 復旧に時間がかかる場合は、代替手段へ切り替える

これらは、現場の選択肢を奪うものではありません。

むしろ、「何を優先すればよいか」を示すことで、現場が判断しやすくなります。

災害時には、経営者や責任者がその場にいるとは限りません。

電話やインターネットが使えず、すぐに指示を受けられない可能性もあります。

そのようなとき、何も決まっていなければ、従業員は「勝手に判断してよいのだろうか」と迷います。

判断を間違えることを恐れ、誰かの指示が来るまで動けなくなるかもしれません。

BCPに会社としての優先順位が示されていれば、従業員はその考え方を基準に行動できます。

BCPは、現場を縛るためのものではなく、現場が安心して判断するための支えです。

細かく決めすぎると動けなくなる

災害時の状況は毎回異なります。

地震の規模、発生した時間帯、従業員の居場所、建物の被害、停電の範囲、交通状況などによって、必要な対応は変わります。

そのため、すべての行動を細かく決めすぎると、実際の状況に合わなくなることがあります。

たとえば、次のように決めていたとします。

「午前9時に地震が起きたら、9時10分までに全員が会議室へ集合する」

しかし、会議室の天井が落下していたら、その場所へ集まることは危険です。

従業員の多くが通勤途中であれば、10分以内の集合はできません。

建物に入れない状況であれば、そもそも会社の中へ集まるべきではありません。

一方で、

「身の安全を確保した後、指定した方法で安否を報告する」

という決め方なら、従業員が自宅、通勤途中、外出先、会社内のどこにいても、状況に応じて対応できます。

BCPでは、時間や動作を細かく固定するよりも、目的、優先順位、判断者、連絡方法を明確にすることが大切です。

具体的な手順が必要な業務もありますが、その場合でも、手順どおりにできないときの対応を考えておく必要があります。

「手順から外れてはいけない」と考えるのではなく、「この手順は何を守るためにあるのか」を共有しておくことが重要です。

決めるべきことと、現場に任せること

柔軟に動けるBCPを作るには、事前に決めることと、災害時の現場判断に任せることを分けて考えます。

柔軟に使えるBCPの作り方

柔軟なBCPにするためには、「一つの正解」ではなく、複数の選択肢を準備します。

大切なのは、「この方法以外は認めない」と決めることではありません。

第一案が使えないときに、次の案へ移れる状態を作ることです。

小さな会社に適した考え方

中小企業や個人事業では、大企業のような分厚い計画書を作る必要はありません。

重要なのは、社員が読めること、覚えられること、そして実際に使えることです。

内容が多すぎると、災害時に必要な情報をすぐに見つけられません。

作成した担当者しか理解できない計画も、実際には役立ちにくくなります。

最初は、次の内容を一枚にまとめてもよいでしょう。

• 最優先は人命と安全であること


• 安否確認の方法


• 出社するかどうかを判断する人


• 社長不在時の代理者


• 会社にとって最も重要な業務


• 優先して連絡する取引先


• 重要なデータの保存場所


• 事務所が使えない場合の代替方法


• 次回の訓練日や見直し日

一枚にまとめることで、内容を社内で共有しやすくなります。

必要に応じて、連絡先一覧、取引先一覧、設備の停止手順などを別紙として追加します。

計画のページ数や見た目の立派さではなく、災害時に役立つかどうかが重要です。

また、経営者だけで作るのではなく、現場の従業員にも意見を聞いてみましょう。

実際の作業を担当している人だからこそ分かる問題があります。

• この機械を止めるには特別な操作が必要


• このお客様には緊急時でも必ず連絡が必要


• このデータは別の端末から開けない


• この仕事は二人いないと再開できない


• この材料は別の商品では代用できない

現場の意見を取り入れることで、実際に動ける計画になります。

従業員が計画作りに関われば、「会社から押しつけられた規則」ではなく、「自分たちを守るための準備」として理解しやすくなります。

まとめ＋要約

BCPは、従業員の行動を細かく縛る命令書ではありません。

予想外の状況で迷ったときに、何を優先し、誰が判断するかを示すための基準です。

細かすぎる手順は、実際の災害時に使えなくなる可能性があります。

そのため、人命優先などの原則、重要業務、判断者、連絡方法を決めたうえで、具体的な対応には一定の柔軟性を持たせます。

事前にすべての行動を決めるのではなく、会社として守る原則と、現場が判断してよい範囲を分けて整理することが大切です。

また、安否確認、事務所、仕入先、責任者などについて、一つの方法だけでなく、第一案が使えない場合の第二案、第三案を用意しておきます。

小さな会社では、分厚い計画書を作る必要はありません。

従業員が読みやすく、覚えやすく、災害時に確認しやすい内容から始めることが、動きやすいBCPにつながります。

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